Technische informatie over facturatie voor softwareproviders
Als u zelf e-facturen genereert, bijvoorbeeld via eigen ontwikkeling of als softwareproducent, zijn de aanwijzingen in het volgende gedeelte van cruciaal belang.
Correct verzonden factuurgegevens zorgen voor een snelle en efficiënte verwerking en vlotte afhandeling van uw schadeclaim.
We vragen u rekening te houden met de volgende zaken.
Voertuiggegevens in <cbc:Note>
Voertuiggegevens en contractgegevens worden doorgegeven via het veld <cbc:Note>. Scheid de afzonderlijke elementen met een komma of puntkomma en een spatie, en voeg alles achter elkaar in het veld in. Voorbeeld: (<cbc:Note>VIN:AB123456789123456, km:15324, CG-contract no.: 1234567890, etc.</cbc:Note>)
Waarom is validatie belangrijk?
Door middel van een validatie, d.w.z. een plausibiliteitscontrole, verzekert u zich ervan dat uw e-factuur correct is en probleemloos verwerkt kan worden, voordat u uw e-factuurverzending via Peppol met testfacturen activeert. Zo zorgt u voor een betrouwbare factuurverwerking, kunt u fouten vroegtijdig verhelpen en onnodige vragen vermijden. Gebruik hiervoor een Europese validator die voldoet aan de voorschriften inzake gegevensbescherming. Er zijn verschillende betrouwbare, gratis aanbieders beschikbaar.
Kortingen op positieniveau
Geef kortingen weer via de daarvoor bestemde XML-posities, bij voorkeur op individueel positieniveau. Bekijk hiervoor de voorbeeldfacturen in het downloadgedeelte.
Gebruik de juiste unitcodes voor loon- en materiaalposities.
Gebruik de juiste unitcodes om onderscheid te maken tussen loon- en materiaalposities. Loonposities bijvoorbeeld met ‘LH’ (labour hour) of ‘HUR’ (hour), voor materiaalposities met ‘C62’ of ‘H87’.
Downloads
Hier vindt u technische informatie en voorbeelddocumenten.
Technische informatie duidelijk uitgelegd
Het volgende document bevat opmerkingen (in het groen) over het invullen van de factuurlijnen, het weergeven van kortingen en tips voor de juiste unitcodes binnen het Peppol-formaat.
Voorbeelddocumenten
CG ondersteunt in Peppol het gangbare formaat Peppol BIS Billing 3.0:
Veelgestelde vragen
Vermeld voertuiggegevens, zoals kilometerstand of chassisnummer, bij voorkeur in het kopgedeelte van de factuur, in het veld ‘Notes’ (BT-22).
Peppol BIS Billing 3.0 (UBL Invoice).
Registreer uw bedrijf met uw btw-nummer voor het formaat Peppol BIS Billing 3.0 (UBL Invoice). Zo kunnen wij u in Peppol terugvinden.
CarGarantie is geregistreerd met de volgende btw-nummers:
CG Car-Garantie Versicherungs-AG: BE0865346106
CAR-GARANTIE GMBH: BE0874859232
CarGarantie verstuurt via Peppol uitsluitend e-facturen met btw, conform de wettelijke voorschriften. Premiefacturen zijn onderworpen aan de verzekeringstaks en worden zoals voorheen als pdf-bestand per e-mail of per post verzonden. Ook facturen zonder btw worden nog steeds op de gebruikelijke manier verstuurd.
Facturen met btw stuurt u ons via het Peppol-netwerk. Facturen zonder btw kunt u zoals gewoonlijk per e-mail in pdf-formaat aanleveren.
Bij een materiaalkorting of een vermindering volgens de materiaalkostentabel geeft u in een positie het nettokortingsbedrag op en in een andere positie het nettobedrag waarvan de korting is afgetrokken. Bekijk hiervoor het voorbeeld in het downloadgedeelte. Bij onjuiste kortingsgegevens in het XML-bestand van uw e-factuur kunnen we uw factuur helaas niet verwerken.
Loon- en materiaalkosten zijn duidelijk herkenbaar door het gebruik van de juiste ‘unitcodes’. Voor loonposities gebruikt u bijvoorbeeld de unitcode ‘HUR’ of ‘LH’, en voor reserveonderdelen bijvoorbeeld de unitcode ‘C62’ of ‘H87’. Details en voorbeelden vindt u in het downloadgedeelte.
Net als voorheen accepteren we de volgende soorten bijlagen als bewijs van schade per e-mail gericht aan schadenclaims@cargarantie.be:
- .tif
- .tiff
- .jpg
- .jpeg
- .bmp
Vermeld altijd het contractnummer of chassisnummer (VIN) als referentie, zodat we uw documenten correct kunnen toewijzen.