Informationen zu elektronischen Rechnungen

Ihre Fragen, unsere Antworten

E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 ist CarGarantie gemäß dem deutschen Wachstumschancengesetz dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Wir bieten mit dieser Möglichkeit unseren Vertragspartner*innen eine noch effizientere Schadenabwicklung.

Eine E-Rechnung bezeichnet eine elektronisch übermittelte Rechnung, die strukturierte Daten in Form einer XML-Datei enthält. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte und effiziente Verarbeitung von Rechnungsdaten, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und Abläufe optimiert werden.

Sie können uns E-Rechnungen sowohl im ZUGFeRD- als auch im XRechnung-Format übermitteln. Die Rechnungseinreichung erfolgt wie gewohnt per E-Mail oder - etwas später - auch über das PEPPOL-Netzwerk. Die bereits bei Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse von CarGarantie kann beibehalten werden.

CarGarantie kann seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten und wird ab 01.01.2027 auch E-Rechnungen versenden können. Selbstverständlich können Sie jedoch auch noch bis 2027 Ihre Rechnungen wie gewohnt als PDF- oder Papierrechnung einsenden.

Hinweis: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als elektronische Rechnung!

Einbettung in Ihr Dealer Management System (DMS)

Sie können davon ausgehen, dass ihr DMS-Hersteller eine Lösung für die E-Rechnungsabwicklung für Sie anbietet. CarGarantie ist in Austausch mit den DMS-Herstellern, um die digitale Übergabe fahrzeugspezifischer Rechnungsfelder wie Kilometerstand, Fahrgestellnummer, Erstzulassungsdatum oder auch Lohn- und Materialpositionen so einfach wie möglich zu gestalten.

_{Die Informationen auf dieser Webseite stellen keine Rechtsberatung dar und basieren auf dem aktuellen Stand des Wissens. Sie sind ohne Gewähr und unter Vorbehalt.}

Tutorial-Videos: Tipps und Hilfe zu E-Rechnungen

Auf unserem Youtube-Kanal haben wir eine Reihe Tutorial-Videos zum Umgang mit elektronischen Rechnungen für Sie bereitgestellt:

Video: E-Rechnungen verstehen und korrekt erstellen

Ihre Vorteile bei der E-Rechnung

Schnellere Schadenabwicklung durch klare Positionszuordnungen, dadurch schnellere Regulierung auf Ihr Konto
Effizienzsteigerung entlang der Wertschöpfungskette
Strukturierte Daten vereinfachen Prozesse
Die Notwendigkeit manueller Eingriffe und Korrekturen wird erheblich reduziert

Ihre E-Rechnung überprüfen und lesbar machen

Warum ist die Prüfung (Validierung) wichtig?

Durch eine Validierung, d.h. Plausibilitätsprüfung, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung korrekt ist und problemlos verarbeitet werden kann. Beispielsweise mit dem E-Rechnungs-Validator oder dem lokal installierbaren ‘KoSIT XRechnung-Validator’ haben Sie die Möglichkeit, eine E-Rechnung stichprobenhaft zu validieren. So sorgen Sie für eine zuverlässige Rechnungsabwicklung, können Fehler frühzeitig beheben und unnötige Rückfragen vermeiden.

Wie kann man eine XML lesbar machen (visualisieren)?

Eine einfache Möglichkeit, eine E-Rechnungs-XML lesbar zu machen, ist der Visualisierer des deutschen ELSTER-Portals:

ELSTER

Dazu einfach die XML per Drag & Drop in das graue Feld ziehen.

Bitte beachten Sie bei der Nutzung jeglicher solcher Dienste stets die geltenden Datenschutzbestimmungen.

Weiterführende Informationen finden Sie im Download-Bereich bei den technischen Informationen sowie in unserem FAQ-Bereich.

Technische Hinweise zur Rechnungserstellung

Wenn Sie selbst E-Rechnungen generieren, z.B. in Eigenentwicklung oder als Softwarehersteller, sind die im folgenden Abschnitt beschriebenen Hinweise entscheidend.

Korrekt übermittelte Rechnungsdaten sorgen für eine schnelle und effiziente Abwicklung und zügige Regulierung Ihres Schadens.

Wir haben festgestellt, dass aktuell noch nicht alle erforderlichen Rechnungsdaten korrekt in die XML-Formate übertragen werden. Bitte beachten Sie daher die folgenden Hinweise.

Abweichungen im Hybrid-Format ZUGFeRD vermeiden

Bitte vermeiden Sie Abweichungen zwischen dem menschenlesbaren PDF und dem maschinenlesbaren XML-Anhang. Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass Rechnungsdaten teilweise fehlerhaft oder unvollständig bei uns eingehen und somit nicht verarbeitbar sind. Die Bearbeitung von Schadenrechnungen verzögert sich dadurch erheblich.

Format erkennen

In Deutschland gibt es zwei am Markt etablierte XML-Formate für E-Rechnungen. Ob es sich bei der Ihnen vorliegenden Datei um ein UBL- oder ein CII-Format handelt, erkennen Sie nach dem Öffnen direkt oben in der ersten Zeile:
UBL-Format
“ubl:Invoice xmlns:ubl…” bzw.
CII-Format
“<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"><rsm:CrossIndustryInvoice … “

Dezimalzahlen

Bitte stellen Sie sicher, dass im XML-Format alle Geldbeträge mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen dargestellt sind (z.B. 1.50).

Datumsformate

Formate wie das Datumsformat “102” entsprechen dem Format yyyymmdd. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Datumsformate korrekt in das XML übertragen werden.

ZUGFeRD und sein XML-Anhang

Die XML-Datei als Anhang im ZUGFeRD-PDF muss zwingend den standardisierten Namen factur-x.xml tragen. Abweichende Anhangsnamen sind nicht zulässig.

XML-Programmiersprache

Alle geöffneten Tags (<…>) müssen korrekt geschlossen (</…>) werden. Fehlerhafte XML-Strukturen führen zu einer ungültigen bzw. nicht validen Rechnung.

Summenberechnung

Die Gesamtsummen müssen der Summe der Einzelpositionen entsprechen. Prüfen Sie, dass keine Rundungsfehler oder fehlende Positionen auftreten.

Übermittlung von Fahrzeugdaten

Die perfekte Stelle, um Fahrzeugdaten, z.B. Fahrgestellnummer und Kilometerstand oder auch Vertragsdaten, z.B. CG-Vertragsnummer zu übermitteln, ist in den “IncludedNotes” (BT-22) auf Kopfeben der Rechnung. In den “IncludedNotes” (BT-22) können verschiedenene Informationen als Freitext eingetragen werden, hier gibt es keine Formatvorgaben. Beispiele finden Sie in unserem Download-Bereich.

E-Rechnung validieren

Um Fehler frühzeitig zu erkennen, empfehlen wir Ihnen, E-Rechnungen vor der Übermittlung mit einem Validator zu prüfen. Geeignete Tools und weiterführende Hinweise finden Sie oben unter Ihre E-Rechnung überprüfen und lesbar machen.

Welche Angaben braucht CarGarantie im Schadenfall?

Folgende Angaben benötigen wir neben den gesetzlichen Pflichtfeldern auf einem Schadenbeleg an uns (siehe Beispiele im Download-Bereich):

Angabe von Fahrzeug-, Kunden- und Vertragsdaten [in BT-22; als IncludedNote] für die Zuordnung zum Schadenfall
Abbildung von Lohn- und Materialpositionen - klar trennbar - und ggf. Angabe von Rabatten
Altteilsteuer, falls anwendbar

Lassen Sie uns gemeinsam den digitalen Rechnungsprozess optimieren und einen effizienten Standard für die gesamte Branche setzen!

Zuständigkeit für eine korrekte E-Rechnung

Generell ist der Hersteller einer Rechnungs-Software für eine fehlerhafte Rechnung zuständig und sollte diese auch korrigieren. Für eine tiefere Analyse des Prüfberichts, empfiehlt es sich die XRechnung-Spezifikation zu Rate zu ziehen. Anhand dieser Vorgaben und des Prüfberichts lässt sich dann eine ggf. fehlerhafte Rechnung genauer analysieren.

[Quelle , Nr. 5 Analyse des Prüfberichts ]

Weiterführende Informationen finden Sie im Download-Bereich bei den technischen Hinweisen sowie in unserem FAQ-Bereich.

Downloads

An dieser Stelle finden Sie technische Informationen und Beispielbelege als Vorlage.

Technische Informationen

Die folgenden beiden Dokumente enthalten Kommentare (in grün) zur Befüllung der Rechnungszeilen, der Abbildung von Rabatten sowie Tipps zu den korrekten UnitCodes oder zur Altteilsteuer-Abbildung, jeweils für die Formate Cross Industry Invoice (CII) und United Business Language (UBL).

Beispielbelege

Für das Format CII (Cross Industry Invoice - z.B. in ZUGFeRD genutzt):

Für das Format UBL (Universal Business Language - auch für Peppol genutzt):

Häufig gestellte Fragen

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine maschinenlesbare Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm.

Bei der XRechnung handelt es sich um eine reine XML-Datei.

ZUGFeRD Rechnungen sind Hybriddateien, d.h. sie bestehen aus einem menschenlesbaren Teil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML), der im PDF als Anhang eingebettet ist. Um den maschinenlesbaren Teil sichtbar zu machen, installieren Sie z. B. einen PDF-Reader, der XML-Anhänge anzeigen kann.

In einer E-Rechnung müssen Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Diese Anforderung wird ausdrücklich nicht erfüllt durch:

eingescannte Papierrechnungen
reine PDF-Dateien
Bild-Dateien (JPG, BMP usw.)

Seit dem 1. Januar 2025 können Sie Umsätze, die an inländische Firmenkunden (B2B) fakturiert werden, als E-Rechnung übermitteln. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.

Zukünftig hat die E-Rechnung Vorrang gegenüber der Papierrechnung.

Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung. Hier erweist sich das ZUGFeRD-Format als hybrides Format als hilfreich: Es enthält die Rechnungsdaten in einer einzigen Datei sowohl in einem maschinenlesbaren XML-Format als auch in einem menschenlesbaren PDF-Format und kann also sowohl im B2B- als auch B2C-Kontext verwendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungen an inländische Firmenkunden (B2B) in Deutschland als E-Rechnung erstellt und versendet werden. Hier gibt es Ausnahmen in bestimmten Fällen.

Bis Ende 2027 greift darüber hinaus eine Übergangsregelung in bestimmten Fällen.

Für weitere Informationen und Details wenden Sie sich bitte an Ihre steuerliche Beratung.

Die einsetzende E-Rechnungspflicht umfasst unter anderem den Empfang bzw. die Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese Vorgabe wird durch das Empfangen einer E-Rechnung z. B. per E-Mail erfüllt. Das bedeutet, die Nutzung eines regulären E-Mail-Kontos reicht hierzu aus. Die weitere automatische, technische Verarbeitung eingehender Rechnungen durch ein Software-Programm ist nicht vorgeschrieben.

Beachten Sie die dabei jedoch zwingend gesetzliche Aufbewahrungspflichten von E-Rechnungen und wenden sich ggf. an Ihre steuerliche Beratung.

In Deutschland sind die Formate XRechnung in den Varianten CII und UBL, ZUGFeRD (Profil EN 16931) und Peppol BIS zulässig.

CarGarantie unterstützt alle genannten Formate für eingehende Rechnungen, Peppol etwas später. Wenn Sie verschiedene Formate zur Auswahl haben, empfehlen wir XRechnung in der Variante CII oder ZUGFeRD.

Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das deutsche Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss.

In der Praxis werden E-Rechnungen häufig per E-Mail verschickt, in selteneren Fällen über das Peppol-Netzwerk.

Ja, CarGarantie ist in der Lage, die in Deutschland zulässigen Formate XRechnung in den Varianten CII und UBL, ZUGFeRD (Profil EN 16931) und Peppol BIS (erst etwas später) entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

E-Rechnungen in den Formaten XRechnung CII, XRechnungen UBL und ZUGFeRD können Sie uns per E-Mail schicken. E-Rechnungen im Peppol BIS Format können Sie uns zu einem späteren Zeitpunkt auch über das Peppol-Netzwerk senden.

Wir freuen uns auf einen beschleunigten Datenaustausch mit unseren Partnern.

Nein, die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen erfolgt nachgelagert, spätestens aber zum 01.01.2027. Auch hier gibt es allerdings Ausnahmen.

E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD können sie uns wie gewohnt über E-Mail senden.

E-Rechnungen im Peppol BIS Format können Sie uns zu einem späteren Zeitpunkt über das Peppol-Netzwerk senden.

Ungültige, nicht-valide Rechnungen kann CarGarantie nicht annehmen.

Bitte senden Sie uns Ihre Schadenbelege nicht über eine noreply-Adresse, da technisch invalide oder fachlich unvollständige Rechnungen direkt an die Absendeadresse zurückgespielt werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Rückantwort von uns bei Ihnen bearbeitet wird.

Am sinnvollsten werden die Fahrzeugdaten wie Kilometerstand oder Fahrgestellnummer auf Kopfebene der Rechnung in den “IncludedNotes” (BT-22) eines CII-Formats, bzw. in den “Notes” (BT-22) übermittelt.

Zur Altteilsteuer gibt es eine Spezifikation der KoSit (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Das genaue Vorgehen ist in den technischen Hinweisen sowie im Download-Bereich beschrieben.

Einen Materialrabatt oder die Abschläge aus einer Materialkostentabelle werden am besten auf Positionsebene als Netto-Abschlagsbeträge dargestellt und der rabattierte Nettobetrag übermittelt. Bitte sehen Sie sich dazu das Beispiel im Download-Bereich an.

Lohn- und Materialkosten werden klar erkenntlich durch die Verwendung von den korrekten sog. “UnitCodes”. Für Lohnpositionen z.B. den unitCode “HUR” oder “LH”, für Ersatzteile z.B. den UnitCode “C62” oder “H87”. Details und Beispiele finden Sie im Download-Bereich.

Wie bisher akzeptieren wir folgende Anhangtypen in einer E-Mail an uns:

.pdf
.tif
.tiff
.jpg
.jpeg
.bmp

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