Informationen zu elektronischen Rechnungen
Ihre Fragen, unsere Antworten
E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025
Zum 1. Januar 2025 ist CarGarantie gemäß dem deutschen Wachstumschancengesetz dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Wir bieten mit dieser Möglichkeit unseren Vertragspartner*innen eine noch effizientere Schadenabwicklung.
Eine E-Rechnung bezeichnet eine elektronisch übermittelte Rechnung, die strukturierte Daten in Form einer XML-Datei enthält. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte und effiziente Verarbeitung von Rechnungsdaten, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und Abläufe optimiert werden.
Sie können uns E-Rechnungen sowohl im ZUGFeRD- als auch im XRechnung-Format übermitteln. Die Rechnungseinreichung erfolgt wie gewohnt per E-Mail oder - etwas später - auch über das PEPPOL-Netzwerk. Die bereits bei Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse von CarGarantie kann beibehalten werden.
CarGarantie wird ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten und ab 01.01.2027 auch E-Rechnungen versenden können. Selbstverständlich können Sie jedoch auch noch bis 2027 Ihre Rechnungen wie gewohnt als PDF- oder Papierrechnung einsenden.
Hinweis: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als elektronische Rechnung!
Einbettung in Ihr Dealer Management System (DMS)
Sie können davon ausgehen, dass ihr DMS-Hersteller eine Lösung für die E-Rechnungsabwicklung für Sie anbietet. CarGarantie ist in Austausch mit den DMS-Herstellern, um die digitale Übergabe fahrzeugspezifischer Rechnungsfelder wie Kilometerstand, Fahrgestellnummer, Erstzulassungsdatum oder auch Lohn- und Materialpositionen so einfach wie möglich zu gestalten.
Ihre Vorteile bei der E-Rechnung
- Schnellere Schadenabwicklung durch klare Positionszuordnungen, dadurch schnellere Regulierung auf Ihr Konto
- Effizienzsteigerung entlang der Wertschöpfungskette
- Strukturierte Daten vereinfachen Prozesse
- Die Notwendigkeit manueller Eingriffe und Korrekturen wird erheblich reduziert
Häufig gestellte Fragen
Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine maschinenlesbare Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm.
Bei der XRechnung handelt es sich um eine reine XML-Datei.
ZUGFeRD Rechnungen sind Hybriddateien, d.h. sie bestehen aus einem menschenlesbaren Teil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML), der im PDF als Anhang eingebettet ist. Um den maschinenlesbaren Teil sichtbar zu machen, installieren Sie z. B. einen PDF-Reader, der XML-Anhänge anzeigen kann.
In einer E-Rechnung müssen Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Diese Anforderung wird ausdrücklich nicht erfüllt durch:
- eingescannte Papierrechnungen
- reine PDF-Dateien
- Bild-Dateien (JPG, BMP usw.)
Ab dem 1. Januar 2025 können Sie Umsätze, die an inländische Firmenkunden (B2B) fakturiert werden, als E-Rechnung übermitteln. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.
Zukünftig hat die E-Rechnung Vorrang gegenüber der Papierrechnung.
Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung. Hier erweist sich das ZUGFeRD-Format als hybrides Format als hilfreich: Es enthält die Rechnungsdaten in einer einzigen Datei sowohl in einem maschinenlesbaren XML-Format als auch in einem menschenlesbaren PDF-Format und kann also sowohl im B2B- als auch B2C-Kontext verwendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungen an inländische Firmenkunden (B2B) in Deutschland als E-Rechnung erstellt und versendet werden. Hier gibt es Ausnahmen in bestimmten Fällen.
Bis Ende 2027 greift darüber hinaus eine Übergangsregelung in bestimmten Fällen.
Für weitere Informationen und Details wenden Sie sich bitte an Ihre steuerliche Beratung.
Die einsetzende E-Rechnungspflicht umfasst unter anderem den Empfang bzw. die Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese Vorgabe wird durch das Empfangen einer E-Rechnung z. B. per E-Mail erfüllt. Das bedeutet, die Nutzung eines regulären E-Mail-Kontos reicht hierzu aus. Die weitere automatische, technische Verarbeitung eingehender Rechnungen durch ein Software-Programm ist nicht vorgeschrieben.
Beachten Sie die dabei jedoch zwingend gesetzliche Aufbewahrungspflichten von E-Rechnungen und wenden sich ggf. an Ihre steuerliche Beratung.
In Deutschland sind die Formate XRechnung in den Varianten CII und UBL, ZUGFeRD (Profil EN 16931) und Peppol BIS zulässig.
CarGarantie unterstützt alle genannten Formate für eingehende Rechnungen, Peppol etwas später. Wenn Sie verschiedene Formate zur Auswahl haben, empfehlen wir XRechnung in der Variante CII oder ZUGFeRD.
Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das deutsche Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss.
In der Praxis werden E-Rechnungen häufig per E-Mail verschickt, in selteneren Fällen über das Peppol-Netzwerk.
Ja, CarGarantie ist in der Lage, die in Deutschland zulässigen Formate XRechnung in den Varianten CII und UBL, ZUGFeRD (Profil EN 16931) und Peppol BIS (erst etwas später) entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
E-Rechnungen in den Formaten XRechnung CII, XRechnungen UBL und ZUGFeRD können Sie uns per E-Mail schicken. E-Rechnungen im Peppol BIS Format können Sie uns zu einem späteren Zeitpunkt auch über das Peppol-Netzwerk senden.
Wir freuen uns auf einen beschleunigten Datenaustausch mit unseren Partnern.
Nein, die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen erfolgt nachgelagert, spätestens aber zum 01.01.2027. Auch hier gibt es allerdings Ausnahmen.
E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD können sie uns wie gewohnt über E-Mail senden.
E-Rechnungen im Peppol BIS Format können Sie uns zu einem späteren Zeitpunkt über das Peppol-Netzwerk senden.